Arrangörernas intryck

prolog-arr-invigning

Vi upplevde att Prolog | 2009 uppfyllde våra högsta förväntningar. Visionen om att skapa en gemensam mötesplats för lajvhobbyn i Sverige uppfylldes och deltagarna har visat att det var otroligt nöjda med vårt arbete.

Här beskrivs ett antal faktorer spelade extra stor roll till varför vi som arrangerade Prolog | 2009 upplevde att det blev så väl genomfört.

Gemensam och starkt befäst vision

Vi började vårt arbete med att komma fram till en gemensam vision för Prolog | 2009. Under arbetets gång fick visionen genomsyra projektet och det lades också ner stor arbete på att kommunicera visionen till deltagarna.

Högkvalitativt och brett program

På konventet arrangerades 97 st programpunkter varav de allra flesta höll mycket hög kvalitet. En stor del av deltagarna på konventet arrangerande programpunkter vilket gjorde att utbudet blev otroligt brett. Detta var mycket viktigt eftersom deltagarna på konventet har väldigt olika intressen inom hobbyn. Att programmet både höll hög kvalitet och att var så brett så att det erbjöd något intressant för samtliga deltagarna var kärnan till att både konventsdeltagare och arrangörer blev så nöjda med arrangemanget. En lärdom var dock att det var väldigt svårt sätta ihop ett program där arrangemanget hade olika längd. Vi behövde också lägga ned alldeles för mycket tid på att ta emot föranmälningar till programpunkter. Detta var på grund utav att det inte fanns något väl anpassat system för ett schema som vårat.

Genomtänkt budget

Genom att ordna en bra budget och sedan tidigt arbeta med att få in de bidrag som behövdes för att arrangera konventet lyckades vi skapa ett mycket kvalitativt konvent för deltagarna. Att vi också gjorde bra plats för lön i budgeten, istället för att ha alternativet att konventet kanske skulle arrangeras helt ideellt, skapade också en trygghet och motivation hos arrangörerna.

Välorganiserad och stabil arrangörsgrupp

Under hela projektet arbete samma tre personer som huvudarrangörer. Inom arrangörsgruppen var det uttalat att kommunikationen skulle vara rak och öppen vilket stärkte arrangörernas förmåga att förlita sig på varandra och således stärka gruppen som helhet. Dessutom så kunde vi se till att ambitionen hos arrangörerna var på samma nivå genom arbetet. Arbetet blev också väldigt välorganiserat då vi under de sista månadernas arbetet höll möten ungefär varannan vecka.

Professionalitet

Under arbetet med Prolog | 2009 fanns ett viktigt fokus på att verka för proffessionallism i all kommunikation. Alltifrån att skapa en designprofil som gav ett seriöst intryck genom en ren och enkel design till att arrangörerna uppträdde på ett sätt som ingav deltagarna förtroende.

Funktionell konventslokal

Prolog | 2009 arrangerandes på Culturen i Västerås. En byggnad som verkligen kunde uppfylla det behov som krävdes av arrangemanget. Detta i form av black-boxar där det hölls riktiga lajv och teater-övningar, bra platser för hantverksworkshops och bio-Elektra där vi kunde visa riktiga filmer från lajv samt flera bra lokaler för föreläsningar. Den stora torg-ytan i mitten av Culturen blev också en fantastiskt bra samlingsplats för konventets deltagare. En brist för konventet var att duschar saknades i sovsalarna som var i andra lokaler. Att de då gick att använda duschar som fanns på Culturen var väldigt välbehövt.

Gemensamma måltider med väldigt bra mat

På konventet intogs lunch och middag i Culturens restuarang och frukost i sovsalarna. Maten var en stor del av kostnaden och ingick i deltagaravgiften. Till skillnad från många andra spelkonvent där maten är något som glöms bort prioriterades den högt på Prolog. Dels ville arrangörerna se till att ha pigga och aktiva deltagare men också att de gemensamma måltiderna skulle vara en naturlig mötesplats där samtal med personer man precis deltagit i en workshops tillsammans med skulle kunna uppstå.

Alkoholförbud

Prolog | 2009 hade en alkoholpolicy där vi inte tillät något form av alkoholhaltig dryck. Det finns flera andra spelkonvent som också använder denna policy men även andra arrangemang som ej gör detta. Genom att ha ett komplett alkoholförbud kunde vi skapa en mötesplats där personer över och under 18 år kunde umgås utan att man ska behöva tänka på just alkohol. Dessutom gör detta att konventsdeltagarna inte är bakfulla och istället är pigga och aktiva deltagare på de programpunkter de tänkt delta i.